Les ACVM publient des indications sur les attentes envers les consultants en conformité

20 septembre 2019

Les Autorités canadiennes en valeurs mobilières (ACVM) ont récemment publié des indications à l’intention des sociétés inscrites sur le moment où elles doivent retenir les services d’un consultant en conformité (ci-après, un « consultant ») pour remédier à leurs lacunes sur le plan de la conformité et améliorer leurs systèmes en la matière ou leurs systèmes de contrôles et de supervision.

Quand une société doit-elle engager un consultant?

Un consultant est généralement embauché par une société pour l’aider à se conformer aux lois sur les valeurs mobilières. Comme il est indiqué dans l’Avis 31-356 du personnel des ACVM Indications sur le recours à des consultants en conformité par des sociétés, conformément à la décision d’une autorité (l’Avis), l’obligation pour une société d’avoir recours à un consultant fait généralement partie des conditions d’inscription d’une société, de l’ordre donné à une société de faire examiner ses pratiques et ses procédures, ou d’une décision approuvant un règlement amiable avec une société.

Qui peut être consultant?

L’Avis énonce les principaux facteurs à prendre en considération lors de l’identification et de l’évaluation des candidats appropriés pour agir à titre de consultant. Lorsqu’un consultant est requis, il incombe généralement à la société de le rémunérer et, dans certaines circonstances et selon le territoire, le consultant proposé par une société doit être approuvé par le personnel des ACVM. La société devrait effectuer un contrôle diligent des consultants proposés en tenant compte des critères utilisés par le personnel des ACVM lorsqu’il approuve un consultant, soit :

  • Les antécédents scolaires et professionnels. Le consultant peut être un avocat, un expert-comptable, un spécialiste de la conformité chevronné, un ancien responsable de la réglementation des valeurs mobilières, un consultant en gestion ou en risques, ou une personne ayant de l’expérience dans le secteur.
  • Toute expérience antérieure dans la prestation de conseils et de services professionnels en matière de conformité à la législation en valeurs mobilières, aux règles sectorielles applicables et aux pratiques exemplaires du secteur, ainsi qu’en ce qui concerne l’élaboration de systèmes de contrôles et de supervision.
  • La disponibilité en temps opportun des ressources et du personnel nécessaires pour bien évaluer le système de conformité ainsi que les contrôles et la structure de supervision de la société partout où la société exerce des activités, et pour trouver des solutions appropriées aux faiblesses ou aux lacunes.
  • Le consultant devrait être indépendant de la société même s’il est rémunéré à ce titre et il devrait être en mesure de démontrer qu’il n’y a pas de conflit d’intérêts, notamment s’il agissait déjà comme conseiller de la société quand les lacunes sont apparues.
  • Le consultant devrait être en mesure de démontrer, de par son expérience, qu’il peut réussir à convaincre et à motiver la société à améliorer sa culture de conformité et sa mentalité, et à perfectionner ses pratiques et procédures.

Quel est le rôle du consultant?

Selon les ACVM, le consultant doit :

  • comprendre les activités de la société en s’entretenant avec des représentants de la société et en visitant ses établissements principaux;
  • consulter les rapports sur les lacunes découlant des examens de conformité publiés par l’autorité ou par le personnel des ACVM;
  • passer en revue les processus, les registres, les politiques et les procédures ainsi que le système de contrôles et de supervision de la société;
  • maintenir un dialogue ouvert avec la société et avec le personnel des ACVM, et remettre périodiquement au personnel des ACVM un rapport écrit sur les progrès de la société ainsi qu’un rapport final à cet égard;
  • élaborer un plan de conformité écrit complet comprenant un échéancier de recommandations pratiques, adaptées et efficaces;
  • surveiller et aider la société lorsqu’elle met en œuvre les recommandations;
  • former des représentants de la société, au besoin;
  • effectuer des évaluations afin de s’assurer que les recommandations mises en place donnent de bons résultats.

Autres considérations

L’Avis décrit également la participation prévue des ACVM au contrat de mandat entre la société et le consultant. Bien que le consultant soit engagé par la société et que le contrat de mandat soit conclu entre le consultant et la société, les ACVM doivent s’assurer que la société a démontré sa conformité aux modalités de la décision d’une autorité avant de mettre fin au mandat. Les ACVM peuvent mettre fin aux services d’un consultant si elles constatent que celui-ci ne remplit pas adéquatement son mandat. En règle générale, la société ne peut mettre fin aux services du consultant sans l’approbation préalable des ACVM.

Un critère supplémentaire peut s’appliquer lorsque le consultant proposé est un avocat ou un cabinet d’avocats. Les ACVM s’attendent à ce que la société donne au personnel des ACVM une autorisation illimitée lui permettant d’échanger avec le consultant, ce qui peut être incompatible avec le principe du secret professionnel de l’avocat. En outre, des barrières éthiques doivent être en place si d’autres avocats d’un cabinet d’avocats conseillent la société sur d’autres questions.

MISE EN GARDE : Cette publication a pour but de donner des renseignements généraux sur des questions et des nouveautés d’ordre juridique à la date indiquée. Les renseignements en cause ne sont pas des avis juridiques et ne doivent pas être traités ni invoqués comme tels. Veuillez lire notre mise en garde dans son intégralité au www.stikeman.com/avis-juridique.

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