VIDÉO : Innovations technologiques juridiques – Leçons à retenir

22 avril 2019

Les cabinets d’avocats et les services juridiques subissent une forte pression pour augmenter l’utilisation de nouvelles technologies juridiques afin d’améliorer leur efficience et la prestation des services juridiques. Cependant, l’implantation de ces technologies novatrices est un processus exigeant, difficile, qui exige beaucoup de temps et est parfois parsemé d’embûches pour les personnes non averties. Dans l’étude de cas qui suit, je discute d’un projet pilote qui a échoué, des leçons que nous en avons tirées et des changements que nous avons apportés pour assurer le succès des projets suivants.
(9 minutes, 58 secondes, en anglais seulement)

 

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L’innovation est un sport de contact

C’est AnnaLee Saxsenian qui aurait dit la première fois l’« innovation est un sport de contact ». En 1994, elle a comparé le sort des entreprises technologiques de la Route 128 à Boston à celui des entreprises de Silicon Valley. Elle en a conclu que l’innovation relève d’abord et avant de la nature des réseaux entre les gens et des interactions entre les gens.

Honnêtement, ce n’est pas réellement ce que j’avais en tête lorsque j’ai commencé à réfléchir sur le sujet.

Quand je songe aux échecs que j’ai subis en technologie juridique, je me suis dit que l’innovation dans les technologies juridiques était plutôt un sport de combat.

Diriger l’innovation et implanter de nouvelles technologies juridiques est un travail ardu. Nous allons commettre des erreurs et l’expérience nous fait défaut. Lorsque je travaille sur ces projets, je sais que je vais devoir encaisser des coups et subir quelques humiliations. 

Je vais vous raconter l’histoire d’un projet qui a échoué, vous expliquer les cinq erreurs qui ont mené à son échec et les leçons que j’ai tirées de l’expérience. Malheureusement, je ne peux pas vous dire que ce projet en particulier a finalement été un succès. Mais je peux vous affirmer que cet échec a été à l’origine de la réussite des projets qui ont suivi.

Comme je ne peux pas divulguer de détails confidentiels, j’ai dû anonymiser l’information. Ce faisant, j’ai réalisé que c’était une situation qui a probablement été vécue très souvent dans un large spectre d’applications de technologie juridique.

La force du nombre

L’histoire : Il y a plusieurs années, nous avons lancé le projet pilote d’un nouvel outil de technologie juridique. L’un de nos associés nous a encouragés à nous y intéresser. Le produit me passionnait et quelques-uns de nos avocats ont bien voulu l’essayer.

Erreur no 1 : KM parrainait le projet

Grave erreur. Ça n’a pas suffi. Même si c’est un associé qui nous a fait connaître le produit, il ne voyait pas l’intérêt de l’utiliser lui-même. Par conséquent, il ne nous a pas aidés à expliquer à ses collègues pourquoi il fallait utiliser l’application. Lorsque le projet a échoué, c’est KM qui a payé les pots cassés.

À la suite de cette erreur, nous avons modifié notre approche. Nous ne commencerons pas de nouveau projet avant d’avoir la garantie :

  • soit qu’une personne (un associé) est prête à assumer valablement la responsabilité du projet;
  • soit qu’une masse critique d’avocats demandent tous la même chose.

Il est incroyablement frustrant de savoir qu’un nouvel outil technologique sur le marché facilitera la vie de vos avocats, mais que vous n’avez pas l’appui nécessaire pour l’adopter. Même si vous avez la tentation de faire cavalier seul, ne le faites pas. Si la technologie ne suscite pas suffisamment d’intérêt, il vaut mieux comprendre les raisons de l’indifférence plutôt que d’essayer de l’imposer. 

Gare à l’« huile de serpent » !

L’histoire : Nous avons vu plusieurs démos du produit en cause et nous avons posé beaucoup de questions. Nous pensions savoir ce que nous achetions. Mais les problèmes techniques se sont accumulés. Le produit ne pouvait pas tout faire ce qu’il était censé faire et nos avocats ne l’ont pas trouvé aussi facile à utiliser que le fournisseur le pensait.

Erreur no 2 : voir tout en rose

Pour rendre justice au milieu des technologies, je crois que personne ne tente de nous vendre de l’huile de serpent. Je pense réellement que nos fournisseurs de technologies tentent de résoudre des problèmes vraiment difficiles. Et nous sommes des clients difficiles. Nous bougeons lentement et nos attentes sont très élevées.

Toutefois, il n’est jamais aussi facile d’implanter et d’utiliser une nouvelle technologie que ce qu’on veut nous faire croire.

Si vous essayez une nouvelle technologie, préparez-vous. Prévoyez qu’elle ne fonctionnera probablement pas comme vous vous y attendez. Sachez d’avance que vous ne pouvez pas prévoir tous les cas possibles d’utilisation et que vous allez devoir donner beaucoup de rétroaction au fournisseur.

Préparez-vous à l’échec

L’histoire : Nous avons fait progresser notre projet pilote, promu le logiciel, présenté des démos à de nombreux groupes de pratique et demandé à des collaborateurs de l’essayer. À l’occasion de toutes ces rencontres, nous avons été enthousiastes, optimistes et nous avons mentionné à quel point le logiciel allait être formidable. 

Erreur no 3 : ne pas prévoir l’échec

Nous avons traité le projet pilote de ce nouveau logiciel innovateur de la même manière que s’il s’agissait d’un logiciel connu et éprouvé. Sachant que la nouvelle technologie ne sera pas parfaite, vous devez gérer les attentes des avocats qui veulent l’essayer. 

Nous communiquons désormais d’une manière qui prépare la voie à un possible échec. Il est très délicat de « vendre » l’outil afin de recruter des participants au projet pilote tout en leur faisant comprendre que l’essai leur demandera des efforts qui ne seront pas nécessairement couronnés de succès.

Dans un tel cas, le soutien offert aux participants est plus grand que s’il s’agissait d’un logiciel éprouvé. Et nous ne manquons pas de remercier vivement ceux qui se dévouent pour l’équipe.

Choisir le bon moment

L’histoire : Comme je l’ai indiqué, le produit technologique était nouveau. Même si quelques cabinets l’utilisaient déjà, nous allions être parmi les pionniers. Certaines des fonctionnalités qui nous intéressaient n’étaient pas tout à fait au point, mais le fournisseur avait promis qu’elles seraient prêtes pendant le projet pilote.

Erreur no 4 : mauvais moment

Le choix du moment a été désastreux. Il était trop tôt pour que Stikeman Elliott fasse l’essai de ce logiciel. Si l’adoption précoce d’un logiciel vous donne un avantage concurrentiel, il est judicieux de l’essayer. Mais si vous n’avez pas le temps, la patience et les ressources, mieux vaut y réfléchir à deux fois avant de jouer au pionnier. Laissez les autres faire le travail à votre place.

C’est très difficile pour tout le monde présent. Nous sommes là parce que nous pensons que la nouvelle technologie va faire une différence et nous sommes impatients de l’avoir. Mais il faut bien comprendre et évaluer la culture de son organisation et le moteur de son modèle d’affaires.

D’abord les collaborateurs, les procédés puis finalement la technologie

L’histoire : Comme pour la plupart de nos projets pilotes, il incombait à un membre de l’équipe KM d’organiser les démos et la formation, de collaborer avec l’équipe des TI à l’installation du logiciel, d’essayer l’outil et de trouver des participants au projet pilote. Même si cette approche a fonctionné dans le passé, elle ne réussissait pas dans ce cas sans que nous sachions exactement pourquoi. Nous avons eu du mal à trouver des participants au projet pilote et ceux qui ont essayé l’outil ne l’ont pas vraiment aimé. Le pire, c’est que certains participants ont pensé qu’il nuisait à leur efficacité. C’était un résultat désastreux pour un projet pilote de technologie juridique innovatrice.

Erreur no 5: sous-estimer l’importance des collaborateurs et des procédés

Les nouveaux outils de technologie juridique qui intègrent du savoir juridique ou des processus juridiques obligent souvent les avocats à changer leur manière de travailler pour en tirer pleinement parti. Si vous ne changez pas votre façon de travailler ou d’aborder votre travail, il est possible que le logiciel ne vous aide pas et nuise même à votre façon actuelle de travailler. Il faut tenir compte de ces éléments pour réussir le projet pilote et l’implantation des nouvelles technologies.

L’une des principales conclusions de nos projets d’innovation technologique jusqu’à présent a été que ces outils ne ressemblent pas aux autres outils technologiques du cabinet. Ils sont conçus pour être utilisés par les avocats, mais pas nécessairement au quotidien. Nous avons besoin des ressources humaines nécessaires pour aider les avocats à s’en servir et à en tirer le maximum.

Leçons tirées de l’expérience

J’aimerais vous dire que ce projet a finalement été couronné de succès, mais il a échoué, purement et simplement. Nous l’avons mené pendant environ six mois avant de jeter l’éponge et d’abandonner. 

Je sais que nous parlons tous d’agilité et d’échec rapide, mais lorsque vous travaillez dans une organisation régie par des obligations professionnelles, déontologiques et juridiques qui sont essentielles à vos prestations de service, il ne doit pas vraiment y avoir d’échec. Par conséquent, subir l’échec d’un projet et expliquer cet échec a été une expérience intéressante.

Les leçons que nous avons tirées de nos échecs nous ont préparées aux succès qui ont suivi. 

Leçon no 1 : Ne faites pas cavalier seul. Trouvez un promoteur ou assurez-vous d’avoir une masse critique d’avocats qui sont prêts à soutenir le projet.

Leçon no 2 : Évaluez réalistement dans quoi vous vous lancez. L’utilisation d’une toute nouvelle technologie ne convient pas aux cœurs fragiles. Avez-vous la tolérance nécessaire pour devenir un utilisateur pionnier ?

Leçon no 3 : Gérez les attentes. Avertissez les participants que la courbe d’apprentissage sera longue à négocier. Préparez la direction à l’éventualité d’un échec.

Leçon no 4 : Parfois, il vaut mieux attendre. 

Leçon no 5 : Tout n’est pas nécessairement question de technologie. Ce n’est pas pour rien qu’on dit dans l’ordre : les collaborateurs, les procédés puis la technologie.

Je vous fais part de mes erreurs dans l’espoir que vous ne ferez pas les mêmes. Si vous en arrachez avec une innovation technologique juridique, c’est que vous êtes probablement sur le bon chemin et que vous progressez. Mon seul conseil : ressaisissez-vous, faites le point et persévérez !

MISE EN GARDE : Cette publication a pour but de donner des renseignements généraux sur des questions et des nouveautés d’ordre juridique à la date indiquée. Les renseignements en cause ne sont pas des avis juridiques et ne doivent pas être traités ni invoqués comme tels. Veuillez lire notre mise en garde dans son intégralité au www.stikeman.com/avis-juridique.

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